Als burger heb je het recht om bestuursdocumenten in te kijken of een kopie te bekomen.
Een aanvraag kan ingediend worden bij de gemeente door een brief te sturen naar het gemeentebestuur of een mail naar gemeentebestuur@balen.be of de betrokken dienst met duidelijke vermelding dat je in kader van openbaarheid van bestuur een document wenst in te kijken of een afschrift wenst te bekomen. Dit document wordt vervolgens door de verantwoordelijke ambtenaar, het afdelingshoofd Algemene en Burgergerichte Zaken Wouter Maes, verder opgevolgd.
Uiteraard is het recht op inzage niet onbeperkt en gelden een aantal uitzonderingen (zie verder), bijvoorbeeld om het recht op privacy van burgers en het recht op bescherming van intellectuele eigendommen van bedrijven veilig te stellen.
De bestuursdocumenten die je krijgt, mag je niet voor commerciële doeleinden gebruiken.
De overheid moet enkel inzage verlegen of een afschrift bezorgen van bestaande documenten of dossiers. Zo is het niet de taak van de gemeente om dossiers samen te stellen, de gevraagde informatie te verwerken of te analyseren. Zo kan je bijvoorbeeld niet eisen dat een overheidsdienst bijkomende uitleg opschrijft of een samenvatting van een omvangrijk dossier maakt.
Voorwaarden
In principe zijn alle dossiers en alle gegevens van het gemeentebestuur openbaar.
Hierop zijn echter uitzonderingen:
- registers en akten van de burgerlijke stand, bevolkingsregisters en strafregister
- dossiers over personen en personeel
- de inzage van een dossier kan geweigerd worden omwille van een grondige reden: bijvoorbeeld de vraag om inzage is onredelijk (teveel opzoekingswerk), de vraag werd te vaag geformuleerd of omwille van wettelijke beperkingen
Het is ook mogelijk dat een bestuursdocument maar gedeeltelijk openbaar mag gemaakt worden. Als het document nog niet af is, of onvolledig, kan je aanvraag ook afgewezen worden. Het gemeentebestuur moet dan afwegen of er misverstanden kunnen ontstaan en in detail motiveren waarom ze je aanvraag afwijst.
Als je algemene bestuursdocumenten opvraagt, moet je geen belang kunnen aantonen. Je moet wel een belang aantonen als je documenten van persoonlijke aard opvraagt die niet over jezelf gaan.
Hoe aanvragen
Je dient schriftelijk een verzoek tot openbaarheid van bestuur in:
- ofwel via een mail naar gemeentebestuur@balen.be
- ofwel via een brief naar
gemeentebestuur van Balen
Vredelaan 1
2490 Balen
Deze aanvraag wordt geregistreerd in het register ‘aanvragen inzake openbaarheid van bestuur’.
Kostprijs
- inzage en uitleg: gratis
- kopie of afschrift: tegen betaling
Afhandeling
De aanvraag wordt onmiddellijk in een register genoteerd met de datum van ontvangst.
Het afdelingshoofd Algemene en Burgergerichte Zaken beoordeelt de aanvraag:
- je krijgt binnen 15 kalenderdagen na de ontvangst van de aanvraag schriftelijk (brief, mail, fax) een antwoord
- de termijn van 15 kalenderdagen kan verlengd worden tot 30 dagen als de info moeilijk te verzamelen is
- als maar een gedeelte van het dossier openbaar mag worden gemaakt:
- moet dit meegedeeld worden in de beslissing
- mét vermelding van de reden
- en een overzicht van welke documenten niet zullen worden getoond
- een afwijzing van de aanvraag vermeldt steeds de mogelijkheden om in beroep te gaan tegen de beslissing.
Het effectief inzage geven of bezorgen van de kopies gebeurt zo snel mogelijk:
- uiterlijk binnen de 30 dagen na ontvangst van de aanvraag
- 45 dagen als de termijn voor beslissing werd verlengd tot 30 dagen.
Wanneer de openbaarheid wordt toegestaan en je inzage krijgt in documenten, stel je in overleg met de betrokken dienst plaats en tijdstip vast. Je krijgt voldoende tijd om de documenten te raadplegen.
Meer info
Wouter Maes
Afdelingshoofd Algemene en Burgergerichte Zaken
p/a gemeentehuis, Vredelaan 1
tel. 014/74 40 09
e-mail wouter.maes@balen.be