Gemeente Balen Gemeente Balen

Organiseren van evenement, fuif, activiteit - richtlijnen

fuif

Wil je iets organiseren?

Kijk dan even of je toestemming moet vragen aan het gemeentebestuur. Vraag deze toestemming minstens 10 weken op voorhand aan zodat het bestuur de tijd heeft om de veiligheid te bekijken.

Je hebt toestemming nodig als:

  • Je activiteit plaatsvindt in open lucht of in een tent (zowel voor op privé of op openbaar domein)
  • je activiteit plaatsvindt in een privégebouw of zaal met elektronische versterkte muziek.

Voor alle andere activiteiten is een melding voldoende.

In vrijetijdscentrum De Kruierie kan je een infomap afhalen met daarin de nodig uitleg en gebruiksklare gadgets

 

Enkele handige tips:

Heb je een chemisch toilet voor mensen met een beperking? Dan kan je hiervoor een toelage aanvragen. Klik voor meer info.

Zoek je zaal? Check onze zalenzoeker.

Staat jouw vereniging al in onze verenigingengids? Voeg hem hier toe.

Wil je graag tickets te koop aanbieden in VC De Kruierie? Vraag het hier aan.

Wil je gebruik maken van de gratis afficheborden? Reserveer hier je plekje.

Meer info over de geluidsnormen vind je hier.

 

Hieronder bij downloads kan je alles downloaden wat je nodig hebt (meldingsfiche, alchohol en tabak, brandveiligheid,...)

Voor wie

Iedereen die iets wil organiseren

Hoe aanvragen

Je richt je aanvraag tot het college van burgemeester en schepenen. 

Doe dit bij voorkeur digitaal via het e-loket.

Voor activiteiten waar je een toestemming van het gemeentebestuur voor nodig hebt, moet je ook het e-loket veiligheidsmaatregelen bij een activiteit invullen

 

Extra documenten en veiligheidsdiensten?

Het zou kunnen dat je aan de hand van jouw ingevulde gegevens, nog extra formulieren moet invullen. Onze dienst veiligheid zal deze aan jou bezorgen.

Als er contact nodig is met veiligheidsdiensten, zal de gemeente dit voor je doen. Het kost je niets, enkel als je meer dan 20.000 aanwezigen verwacht of bij heel speciale evenementen (info bij de dienst veiligheid).

Als organisator moet je altijd de algemene richtlijnen rond veiligheid na te leven.

Kostprijs

Gratis

 

Sabam en billijke vergoeding

Voor het spelen van muziek op een fuif moet je betalen. Sabam int de gelden voor de auteurs van de muziek en de billijke vergoeding dient om de uitvoerders van muziek te betalen. En daar moet je als fuiforganisator je steentje voor bijdragen. Zowel voor Sabam als voor de billijke vergoeding zijn er speciale aanvraaformulieren. Vul de formulieren in en stuur ze naar het adres dat je op het formulier vindt. Je krijgt dan de rekening toegestuurd. Vraag zeker bij de zaaluitbater waar je je fuif organiseert na of zij reeds een jaartarief billijke vergoeding betalen. In dat geval hoef je het niet meer zelf te betalen.

Meer info

Downloads sabam

Afhandeling

Na ontvangst van je aanvraag zullen volgende diensten hun advies geven:

  • politie 
  • brandweer 
  • verkeersdienst
  • dienst veiligheid

Dit advies, samen met je aanvraag, worden ter goedkeuring voorgelegd aan de burgemeester of aan het college van burgemeester en schepenen. Deze beslissing krijg je per mail toegestuurd.

Indien jouw evenement de coördinatie vereist van politie, brandweer, verkeer,... dan zal je uitgenodigd worden op een veiligheidsoverleg waarbij alle betrokken partijen de concrete afspraken overlopen en alles op elkaar afstemmen.

Reglement

Afhankelijk van het soort evenement moet je je houden aan een aantal reglementen (zie ook bij 'downloads'):

  • GAS-reglement
  • algemene richtlijnen rond veiligheid
  • ev. uitleenreglement

Het is ook mogelijk dat er specifiek voor jouw evenement een verkeersverordening opgemaakt wordt. Dat sturen ze je achteraf per post op.

Hou rekening met onderstaande afspraken:

  • brandveiligheid
  • rookverbod en alcohol voor minderjarigen

E-loket

  • Aanvraag afsluiten van een straat voor een activiteit

    Formulier
  • Uitleen technisch materiaal, geleverd door de gemeente

    Formulier
  • Uitleen klein technisch materiaal, zelf af te halen in VC De Kruierie

    Formulier
  • Uitleen van sport- en spelmateriaal

    Formulier
  • Uitleen van verkleedmaterialen

    Formulier
  • Verkeersmaatregelen bij een activiteit

    Formulier
  • Veiligheidsmaatregelen bij een activiteit

    Formulier
  • Zet jouw activiteit op een lichtkrant

    Formulier