logo print  logo ocmw print

Van plan om een evenement of activiteit te organiseren?

dinsdag 07 juli 2020
Organisatoren die een activiteit plannen, vullen een aanvraag in via het Evenementenloket op evenementen.balen.be. Afhankelijk van de aard van het evenement moet je je aan bepaalde protocollen houden (sport, horeca, jeugd, cultuur,…) en een Covid Event Scan doen (+200 personen en/of op openbare weg)

De herstart van activiteiten en evenementen vormt één van de meest complexe onderdelen van de afbouwfase uit deze coronacrisis. We spreken hierbij over een brede waaier aan kleine en grote activiteiten, gaande van kermissen, straat-, buurt- en dorpsfeesten tot en met wandelingen, eetfestijnen, muziekoptredens, workshops,…. Allerlei sectoren hebben in samenspraak met de overheid en gezondheidsdeskundigen een reeks afspraken gemaakt waaraan verschillende activiteiten moeten aan voldoen om het corona-veilig te laten verlopen. Dit zijn de zogenaamde 'protocollen'.

Protocollen of gedragsovereenkomsten

Een protocol is een gedragsovereenkomst. Het bevat een reeks afspraken, meestal met een stappenplan. Voor de afbouw uit de coronacrisis zijn er voor verschillende sectoren protocollen opgesteld (en soms zelfs voor deelsectoren), o.a. voor horeca, winkels, werk, sport, cultuur, evenementen, jeugd, onderwijs en kinderopvang, toerisme en vrije tijd, religie, openbare ruimte en wonen.  

Een overzicht van alle protocollen vind je hier.

Het kan zijn dat je activiteit onder verschillende protocollen valt. Zo kan je bv. een optreden organiseren, maar daarnaast ook catering voorziet. Daarvoor zijn aparte protocollen opgesteld. Als het niet duidelijk is onder welk protocol je activiteit valt, kan je altijd raad vragen aan onze dienst veiligheid. 

Het is alleszins van belang dat je als organisator de controle houdt over je bezoekersstroom, je je best houdt aan een maximum van 70 decibel (anders is een mondmasker verplicht omdat je dan luider roept en er meer kans is op besmetting) en voorziet in de registratie van je bezoekers (bv. door inschrijving, omdat dit belangrijk is in kader van de contact tracing). 

Covid Event Scan

Afhankelijk van de aard van het evenement moet je ook een Covid Event Scan doen: dit geldt o.a. voor evenementen en sportwedstrijden op de openbare weg of met meer dan 200 deelnemers en/of toeschouwers. Organisatoren van dergelijke evenementen kunnen aan de hand van een vragenlijst het veiligheidsrisico inschatten. De gemeente gebruikt deze tool (CERM) ook om dergelijke evenementen goed te keuren of niet. De organisatoren moeten dan het resultaat van deze scan uploaden in het Evementenloket. 

Klik hier door naar het risk-model van de Vlaamse overheid en vul de vragenlijst in.

De afweging gebeurt altijd op basis van de geldende coronamaatregelen (die uiteraard mee evolueren met de evolutie van het coronavirus in ons land):

• een rood label wil zeggen dat het risico op een verdere verspreiding van het virus groot is 

• een oranje label wil zeggen dat bijkomende maatregelen aangeraden worden alvorens het evenement te organiseren

• een groen label wil zeggen dat het evenement als veilig wordt beschouwd om in de huidige fase van de epidemie te laten doorgaan

Deze tool is ontwikkeld in samenwerking met o.a. Toerisme Vlaanderen, veiligheidsexperten en de evenementensector. De tool richt zich enkel op het veiligheidsrisico rond het coronavirus. Je moet uiteraard ook nog rekening houden met andere veiligheidsrisico's (brand, voeding,...). 

Gemeentelijk Evenementenloket

Voor het aanvragen en opvolgen van activiteiten en evenementen werkt het gemeentebestuur al enige tijd met het Evenementenloket via evenementen.balen.be. Dankzij het Evenementenloket weten organisatoren welke noodzakelijke of mogelijke aanvragen ze bij het gemeentebestuur moeten of kunnen indienen voor een veilige organisatie van hun specifiek evenement, met betrekking tot verkeersmaatregelen, geluidsnormen, veiligheid,…

Veiligheidslabel opladen

Tijdens de afbouwfase uit de coronacrisis vullen we de werking van het Evenementenloket voor bepaalde evenementen aan met de Covid Event Scan. Organisatoren volgen eerst de instructies op www.covideventriskmodel.be én laden nadien het eindresultaat (via pdf) op in ons gemeentelijk Evenementenloket. Het is één van de factoren op basis waarvan het gemeentebestuur een goedkeuring kan geven of niet. Het is de verantwoordelijkheid van de organisator om de online tool correct in te vullen. Bij controles tijdens het evenement zelf kan de politie het document altijd opvragen én controleren of aan alle voorwaarden wordt voldaan.

Soepele deadlines

In het Evenementenloket gelden voor elke aanvraag specifieke deadlines. Omdat de coronacrisis organisatoren verhindert om alles tijdig aan te vragen, versoepelen we op verzoek van de organisator de specifieke deadlines. Daarbij moeten we uiteraard ook rekening houden met wat praktisch haalbaar is. Dit geldt bijvoorbeeld voor onze gemeentelijke uitleendienst, maar ook voor aanvragen met een strikte wettelijke termijn. We bieden maatwerk voor elke organisator en bekijken samen wat nodig en haalbaar is. Organisatoren contacten ons hiervoor via 014/74 40 58 of veiligheid@balen.be.

Bij de downloads vind je een beknopt overzicht van de voorwaarden voor eenmalige bijeenkomsten, voor wat betreft o.a. maximum aantal personen, of je aldanniet de Covid Event Scan moet uitvoeren voor je evenement, of er een protocol geldt en of er nog bijkomende voorwaarden zijn. 

Wat geldt voor privé-feesten?

Voor privé-feesten gelden andere regels. Als je het feestje (bv. barbecue) zelf organiseert, geldt een bubbel van maximum 15 personen (buiten de personen onder hetzelfde dak, je eigen gezinsleden dus). Het feestje gaat bij voorkeur buiten door (dat is altijd veiliger), maar het mag binnen als je dan wel voldoende en regelmatig verlucht. Als je in die week met niemand anders dan die 15 personen sociaal contact hebt, ben je niet verplicht om 1,5 meter afstand te houden, maar het blijft natuurlijk wel veiliger om het wel te doen. 

Als je voor je feest een profesioneel cateringsbedrijf of traiteur inschakelt voor het eten en/of de receptie, mag het met meerdere personen zijn: in juli tot 50 personen, in augustus tot 100 personen. Let wel: dan gelden wel de horecaregels (o.a. bediening aan tafel, zittend eten, bedieningspersoneel draagt mondmasker,...). Het cateringbedrijf moet niet alleen het eten en drinken leveren, maar het ook opdienen volgens het horeca-protocol.  

Meer info over privé-feestjes vind je hier

Meer info: Dienst evenementen en veiligheid, 014/74 40 58, veiligheid@balen.be 

Nieuwsoverzicht
Vlaggetjes (c) Pixabay Foxy_

Contact

Veiligheid

Open vandaag: 9u - 12u en van 16u - 19u
(enkel op afspraak)
adres
Vredelaan 12490 Balen
tel.
014/74 40 58
e-mail
veiligheid@balen.be
Naar top