Sinds 1 oktober 2009 is er een nieuw reglement voor het uitlenen van materialen. We vatten even kort samen wat de grootste wijzigingen zijn. Het volledige reglement kan je hieronder downloaden.
Eén reglement
Vroeger waren er verschillende reglementen voor het uitlenen van materialen, afhankelijk van welke dienst of adviesraad de materialen uitleende. Met dit reglement zijn alle uitleenbare materialen gebundeld in één reglement. Dit maakt het voor de gebruikers eenvoudiger en duidelijker om materiaal te ontlenen.
Wie kan gemeentelijk materiaal uitlenen?
Elke vereniging die aangesloten is bij een erkende adviesraad kan materiaal lenen voor hun activiteiten die binnen de gemeente Balen plaatsvinden. Een uitzondering hierop zijn de wijk- en buurtfeesten, zij mogen éénmaal per jaar beroep doen op deze dienstverlening. Onder geen beding mogen deze materialen verder worden uitgeleend of worden gebruikt voor privé-doeleinden. Bij misbruik zal de aanvragende vereniging worden gesanctioneerd.
Hoe vraag je materialen aan?
• Bij voorkeur dien je je aanvraag in via het formulier in het digitaal loket. Je kan ook een (vernieuwd) aanvraagformulier op papier invullen dat je kan verkrijgen bij de infobalie van het gemeentehuis of vrijetijdscentrum De Kruierie.
• Bij de eerste aanvraag voor een activiteit in 2010 moet je een inlichtingenfiche van je vereniging invullen. Hierop kan je invullen wie voor jouw vereniging materiaal mag aanvragen (om misbruiken te vermijden) en op welk rekeningnummer de waarborg mag teruggestort worden. Adviesraden kunnen enkel een aanvraag indienen via hun secretariaat.
• Doe minstens 10 weken op voorhand je aanvraag binnen want dan worden de materialen verdeeld onder de op dat moment ingediende aanvragen. Kleiner materiaal dat je zelf moet afhalen in vrijetijdscentrum De Kruierie, kan je tot twee dagen op voorhand reserveren.
• Breng je je aanvraag later binnen, krijg je uiteraard enkel nog de materialen die nog beschikbaar zijn.
Welke materialen kan je uitlenen?
Het gemeentebestuur doet elk jaar een inspanning om de lijst met het gemeentelijke uitleenmateriaal uit te breiden en te vernieuwen. Zo kan je zelfs een overdekte podiumwagen (7,5m x 6,3m) uitlenen. Verder investeerde het gemeentebestuur in tafels en stoelen, nadar, podiumbakken, vouwtenten,…
Welke afspraken zijn er voor geleverd materiaal?
De hoeveelheid uitleenmaterialen en het aantal aanvragen is de laatste jaren sterk gestegen. Om ervoor te zorgen dat de levering vlot verloopt, wordt er hoe langer hoe meer gewerkt met verpakkingseenheden. Zo worden stoelen geleverd in een kar met 25 stuks, tafels per 10 stuks.
• Zowel bij levering als ophaling is er best een verantwoordelijke van de vereniging aanwezig om de hoeveelheid en staat van de materialen te controleren.
• De gemeente kan zowel bij levering als bij ophaling hulp vragen aan de vereniging voor het laden en lossen.
• Het geleverd materiaal moet na de activiteit op dezelfde plaats terug verzameld voor ophaling.
• Materiaal dat in karren of containers geleverd wordt, dient nadien op dezelfde manier terug worden aangeboden voor ophaling.
Welke afspraken zijn er voor af te halen materiaal?
Groter materiaal wordt door de gemeente geleverd en opgehaald. Kleiner materiaal (o.a. vlaggen, beamer,…) haal je zelf af in vrijetijdscentrum De Kruierie (behalve de sportkoffer in de Bleukens). Breng deze materialen tijdig terug binnen om boetes te vermijden.
Wat als de afspraken niet worden nageleefd?
Er zijn ook sancties voorzien wanneer de afspraken uit het reglement niet worden nageleefd. Een vereniging krijgt altijd eerst een waarschuwing en de kans op het zelf nog recht te zetten. Als hier echter geen gehoor wordt aan gegeven, kunnen er kosten worden doorgerekend of kan er bij herhaalde nalatigheid een schorsing voor één jaar of langer worden uitgesproken tegen de vereniging.
Nieuw: waarborg
In tegenstelling tot vele gemeentes, blijft het uitlenen van materiaal door verenigingen in Balen gratis. Toch moest men regelmatig vaststellen dat verenigingen meer materiaal aanvroegen dan men eigenlijk nodig had. Dit is niet eerlijk naar andere verenigingen toe en vergde veel zinloos werk van het gemeentepersoneel bij het laden en lossen. Om dit tegen te gaan, voorziet het reglement een waarborg voor alle materialen die uitgeleend worden vanaf 1 oktober 2009. Deze waarborg moet je ten laatste twee weken vóór de activiteit betalen, wil je zeker zijn van de levering van het materiaal. Voor het materiaal dat je zelf afhaalt in De Kruierie moet de waarborg betaald zijn voordat je het materiaal afhaalt. Als de materialen ongeschonden terugkomen, krijg je de waarborg teruggestort.
Gemeentelijk logo en spandoek
Het gemeentebestuur vraagt in ruil voor deze gratis logistieke steun dat je het logo van de gemeente op het promotiemateriaal zet (uitnodigingen, affiches, flyers,…) en hiervan één voorbeeld binnen brengt op de infodienst. Je kan dit logo downloaden op deze site. Bij het materiaal zal een spandoek met het gemeentelogo bijgeleverd worden met de bedoeling dat dit spandoek duidelijk zichtbaar is tijdens de activiteit (uitgezonderd bij fuiven).
Het volledige reglement kan je verkrijgen aan de infobalie van het gemeentehuis of vrijetijdscentrum De Kruierie, of hieronder downloaden.
Info
Infodienst
tel. 014/81 99 11
e-mail uitleen@balen.be |
|
 |
|
